2019

NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING ERATO 19-02-2019

Aanwezig: Maria-Pia, Annemie, Nelly, Wies H, Annie, Mia H, Bert, Truus, Leni, Anny, Koos, Jean, Peter R, Helma, Max, Mia T, Wim, Wies T, Riek, Frits, Wies W, Peter W, Mia W, Ria, Ton, Henny, Lars, Els, Ger, Pastoor van Horne, Wil
Afwezig met afmelding: Tiny, Mien, Margeaux

1. Opening met welkomstwoord en huldiging jubilaris Wies Hamstra De vergadering wordt geopend met een speciaal welkom aan onze gasten Karin en Marian, de nichtjes van Wies Hamstra, in verband met de viering van het 40-jarig jubileum van Wies. Ook welkom aan erelid Ger Janssen en pastoor Huub van Horne.
Het afgelopen jaar is voor diverse leden een moeilijk jaar geweest. De voorzitter refereert aan de ziekte van Nelly, de afnemende gezondheid van Jos en het overlijden van de echtgenoten van Leni en Anny.
Wat Erato betreft kon er gelukkig een vrolijker beeld worden geschetst. Dit dankzij het prachtige lenteconcert in de Protestantse kerk, de sfeervolle uitvoering op de natuurbegraafplaats Weverslo, de opluistering in de kerken van Blitterswijck en Roggel, een geslaagd optreden op de korenmiddag in Gemert, het geweldige Christmas Carol Concert in Blitterswijck en de vrolijke optredens op het feest ter gelegenheid van het 40-jarig huwelijk van Ria en Jos en Bert en Ell.
Maar er zijn ook zorgen omtrent het aantal leden en de financin, want minder leden betekent minder inkomsten. Er wordt zoveel mogelijk gedaan om de inkomstenbron in evenwicht te houden met het uitgavenpatroon. Dankzij de twee financiële acties kunnen we een heel eind rondkomen. Toch moesten we het afgelopen jaar weer uit onze reserves putten. Het blijft een hele toer om voldoende geld binnen te halen.

Het belangrijkste is echter het zingen. Dat doen we nog steeds met veel plezier en op een redelijk niveau. De voorzitter benadrukt de voordelen van het zingen, die Eric Scherder in zijn theatercollege naar voren brengt: de activering van de hersenen, het geheugen, de planning, de controle en het empathisch vermogen. Muziek heeft een gunstige invloed op je algehele welzijn. Lid zijn van Erato is dus de moeite waard!

Huldiging jubilaris Wies Hamstra:
De voorzitter gaat 15 jaar terug in de tijd en blikt terug op het jaar 2004, een bijzonder jaar voor Wies i.v.m. het 25-jarig lidmaatschap van Erato, maar nog veel meer door de plotselinge dood van Hans. Ze verloor haar echtgenoot en Erato een bijzonder koorlid en penningmeester. Wies pakte echter snel haar leven weer op en stortte zich nog meer dan eerst op haar werk voor de kerk, de gemeente, zij-actief en KBO. Door al die drukke werkzaamheden kan zij helaas niet altijd aanwezig zijn op de repetities.
Wies wordt bedankt voor 40 jaar zingen bij de alten, 40 jaar Erato kritisch benaderen, haar inzet bij allerlei acties en werkzaamheden en in de voetsporen van Hans tredend, de financiën van Erato in het oog houden. Hopelijk laat haar gezondheid het toe om deze gedrevenheid voor dorp, kerk en Erato nog heel lang vol te houden.

2. Notulen jaarvergadering 6-02-2018

* Ria vraagt naar de stand van zaken in verband met de aanschaf van de headset voor de dirigent. Het bestuur wacht af tot duidelijk is welke mogelijkheden het nieuwe gemeenschapshuis te bieden heeft.
* Wies H complimenteert het bestuur voor de snelle levering van het verslag.
* Wim vraagt het bestuur na te denken over de aanschaf van andere leeslampjes voor de leden, die daar mogelijk veel profijt van kunnen hebben. Hij verwijst naar de manier zoals het kerkkoor dit heeft geregeld. Els zal de lampjes van een van haar koren als voorbeeld meebrengen. Voor- en nadelen zullen worden afgewogen om daarna hierover een besluit worden te nemen wat het beste is voor onze leden.
* Peter R geeft aan dat er in het jaarverslag van 2018 de vermelding van het Dörpsrundje op 22 september met de zang van een groepje leden is vergeten.
* Wim vraagt waarom geen gebruik wordt gemaakt van zijn suggestie om de tekst meerdere keren hardop te oefenen vóór die wordt gezongen. De dirigent vindt dat de tekst voldoende wordt geoefend, maar zal het komend jaar bij het instuderen van de suggestie hier nog meer gebruik van maken. Verder vraagt Wim aandacht voor het verstrekken van nog meer uitleg over een muziekstuk voordat het wordt ingestudeerd. De dirigent zal dit het komend jaar in de praktijk brengen.

3. Jaarverslag 2018

* De voorzitter merkt op dat zij in het jaarverslag van 2018 bij de maand december vergeten is om de uitvaart op 15 december van Wim Jochijms te vermelden.

4. Financieel overzicht 2018 met toelichting van de kascontrolecommissie

Peter R maakt een compliment aan de penningmeester in verband met het feit dat de uitnodiging voor de controle ruim op tijd werd ontvangen. Hij prijst Mia W met de zeer gedetailleerde duidelijke uitwerking en Peter W met de hulp die Mia van hem kreeg. Tijdens de controle was er een aanmerking op een onderdeel dat echter ter plekke meteen is gecorrigeerd.
* Vier vragen van Wies H over het financieel overzicht 2018:
1. Waarom staan de kosten van de kerstviering niet vermeld in het financieel overzicht? Mia zegt dat deze zijn verwerkt in het onderdeel representatie en bedragen € 47,90.
2. Is de huur van 't Honk zoveel duurder dan de huur van het gemeenschapshuis?
De huur is per 1 januari 2018 verhoogd, omdat een btw-heffing van 21 % is toegepast. De huur van 't Honk is dezelfde als van het gemeenschapshuis.
3. Hoe hoog is de contributie bij twee leden uit een gezin? De korting voor 2 leden uit een gezin is enkele jaren geleden afgeschaft. Alle leden betalen € 130.
4. De kosten voor de nieuwe overhemden van de mannen staan nergens vermeld. Wat hebben deze gekost? Mia zegt dat de nieuwe outfit is verwerkt in het onderdeel representatie. De totale kosten bedroegen € 190 en zijn betaald uit het resultaat van de Rabobank Clubkas Campagne 2018.
* Waarom is het verschil in kosten voor de dirigent in 2017 en 2018 zo groot?
Dit staat vermeld in het vorig verslag. Het salaris van de dirigent voor de maand december 2017 is in januari 2018 uitbetaald. Het verschil is daarom twee keer een maandlast.
* Max geeft aan dat voor een gezin met twee personen de kosten voor het lidmaatschap erg oplopen. Hij stelt voor de contributie niet te verhogen. De financiële situatie van Erato baart hem zorgen. Hij vindt dat het bestuur daar tijdig meer werk van moet maken.
Het bestuur geeft aan dat we financieel voorlopig nog in een veilige situatie verkeren.
Voor het komend jaar blijft de contributie gehandhaafd, maar voor 2020 zal het bestuur een verhoging vaststellen.

5. Benoeming kascontrolecommissie 2019

De voorzitter bedankt Peter W en Mia H voor de kascontrole en de vergadering laat middels een applaus de waardering voor hun bijdrage blijken.
Na twee jaar kascontrole neemt Peter R afscheid van de kascontrolecommissie en gaat Mia H verder met het vorig jaar aangestelde reserve-lid Ria Wilmer voor de controle over het jaar 2019. Wies H stelt zich beschikbaar als reserve-lid.

6. Vaststelling contributie 2019

De contributie blijft dit jaar zoals in 2018: €130 per lid. Volgend jaar zijn we genoodzaakt, gezien het teruglopend aantal leden en de steeds hoger wordende uitgaven, de contributie te verhogen. De leden wordt verzocht de contributie van 2019 in zijn geheel in maart, of in twee termijnen in de maand maart en september, over te maken op het op de agenda vermelde rekeningnummer van Erato.

7. Erato Bestuur

Al twee jaar bestaat het bestuur uit vier leden. Sindsdien hebben we te maken met een vacature, want de statuten schrijven tenminste vijf bestuursleden voor. Truus Jenner heeft zich gemeld om toe te treden tot het bestuur. De voordracht van het bestuur om Truus in het bestuur op te nemen wordt met een mondelinge stemming door middel van handopsteking aangenomen. Truus bedankt voor het in haar gestelde vertrouwen.
Voorzitter Wies T is aftredend en stelt zich weer herkiesbaar. De vergadering kiest mondeling door middel van handopsteking met een ruime meerderheid rechtstreeks de voorzitter voor een volgende periode van 3 jaar.

8. Mededelingen

* Medio april zullen we terugkeren naar het gerenoveerde gemeenschapshuis. Er is een mogelijkheid om behalve de piano ook nog enkele materialen op te slaan. Het bestuur heeft een aanvraag gedaan om de muziekstandaard, het dirigentenblok, het mededelingenbord en een gedeelte van het muziekarchief in het gemeenschapshuis op te bergen, maar er is nog niets toegezegd.
Truus stelt voor het bestaande repertoire onder de loep te nemen en op te schonen.
* Er wordt aandacht gevraagd voor de bemanning van de bloemen- en wafelactie en een eventueel alternatief. Het bestuur wil de huidige twee succesvolle acties zo lang mogelijk handhaven. Het blijft een uitdaging om hiervoor voldoende enthousiaste leden te vinden. Natuurlijk zijn er leden die hieraan niet mee kunnen doen. Het bestuur vraagt die leden om na te denken over een alternatief ter compensatie.
Wies H heeft in haar omgeving buiten Blitterswijck, aan verenigingen/organisaties gevraagd of men wafels wil kopen. Dit jaar met veel succes.
* Op het voorstel om mee te doen met de jaarlijkse opschoonactie in de Gemeente Venray, geven Wies H, Riek, Peter W, Peter R, Helma en Bert aan hiervoor beschikbaar te zijn. Ger stelt voor de gemeente te vragen of deze groep leden de schoonmaakactie in Het Roekenbosch kan uitvoeren. Wil van Ham vindt dat niet verstandig vanwege de onduidelijkheid over de toekomst van het park.
* Ria suggereert een wijnverkoopactie. Het bestuur zegt dat de vergadering enkele jaren geleden heeft aangegeven voor niet meer dan twee verkoopacties per jaar te willen gaan.
* De repertoirekeuze van Lars en de muziekcommissie vergt veel tijd, met een niet altijd door iedereen gewaardeerde uitkomst, zowel binnen de muziekcommissie als in het koor. Het is niet mogelijk om het iedereen naar de zin te maken. Hiervoor wordt begrip gevraagd.
* Wies H is namens het bestuur naar de eerste bijeenkomst geweest voor een op te richten Blitterswijck Bevrijdingscomité, in verband met een bevrijdingsfeest dat in november 2019 zal plaatsvinden. Een suggestie is om het optreden van Erato op de revueavond van 1977 over de 'Witte Wieven van het Kasteel' weer opnieuw uit te voeren. Aan Simon Kreutz is gevraagd of hij de muziek hiervan nog kan terugvinden.
* Lars gaat na Pasen een reis maken naar China en moet dan 2 repetities verzuimen. Het bestuur beraadt zich over een alternatief voor de invulling van deze repetities.

9. Activiteitenkalender 2019

De in de activiteitenkalender vetgedrukte activiteiten zijn reeds vastgelegd en doorgegeven. De andere voorstellen zijn afhankelijk van de animo en beschikbaarheid van Lars, Els en de aanmelding voor een concert en worden pas later definitief. Alle activiteiten en mogelijkheden worden daarna toegelicht en besproken.

Besluiten m.b.t. de activiteitenkalender 2019:
* De vergadering kiest voor het LOVOK-Koorfestival met advisering in Hapert op zaterdagmiddag 12 oktober 2019. Wies T zal het koor voor deelname opgeven.
* Ria gaat informeren naar de mogelijkheden voor een optreden in Zorgcentrum La Providence in Grubbenvorst.
* Wies zal informatie opvragen of Erato op zondagmorgen een H. Mis kan opluisteren in de Sint-Christoffelkathedraal in Roermond.
* Ria, Henny en Nelly zullen zorgen voor de organisatie van een gezellige activiteit.

10. Rondvraag

* Ger complimenteert het bestuur voor de uitnodiging en al het kopieerwerk in verband met de agenda voor deze vergadering. Hij feliciteert de vergadering met het nieuwe bestuurslid en looft de voorzitter. Ger vraagt aan de dirigent of het mogelijk is tijdig aan te geven welk repertoire er in een komende repetitie behandeld zal worden, zodat de leden zich daarop kunnen voorbereiden. De dirigent zal hier, voor zover mogelijk, voor zorgdragen en geeft het programma tijdig door aan Helma, die de verspreiding op zich neemt.
* Max zegt namens Tiny, dat zij niet blij is met haar nieuwe plek bij de sopranen. Zij heeft het gevoel op een eiland zitten. Het bestuur neemt deze opmerking mee naar de komende bestuursvergadering om een oplossing te zoeken.
* Lars bedankt het koor voor de goede samenwerking. Hij prijst het koor met name voor de uitvoering van het kerstconcert.
* Nelly vraagt of er belangstelling is voor een foto van het gouden koorjubileum. De reacties van het koor zijn positief. Ze zal voor alle leden en voor pastoor van Horne een foto laten afdrukken. Verder vraagt zij aandacht voor het werk van de muziekcommissie. Ze sluit zich aan bij de woorden van Wies eerder tijdens deze vergadering. Ze vindt het teleurstellend dat van de onlangs voorgestelde nieuwe liederen er drie zijn afgekeurd.
Nelly bedankt de leden die tijdens haar ziekte op bezoek zijn geweest.
* Wies H bedankt de voorzitter voor haar mooie woorden en de felicitaties van de koorleden. Ze heeft van diverse koorleden uit Wanssum en Castenray te horen gekregen dat ze het kerstconcert erg mooi hebben gevonden en zij vragen zich af of hier nog een vervolg aan wordt gegeven.
* Mia W bedankt de leden van de kascontrolecommissie voor hun werk en Peter voor zijn assistentie bij het verzamelen en verwerken van financiële gegevens. Bovendien bedankt ze alle leden voor het in haar gestelde vertrouwen.

11. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering met een woord van dank voor de aanwezigheid en de inbreng en interactie bij deze jaarlijkse bijeenkomst.

notulist: Wim Tijmensen